Todo lo que pidieron,
y dónde está respondido.

«Todo el tema de la causación, ojalá sea de una imagen, factura y cuentas de cobro.» Carlos David

El panel «Probar con una factura real» acepta un PDF o una foto y la manda a Claude, que devuelve los campos tipados contra un esquema fijo. No es una lectura preparada: se puede subir cualquier factura colombiana en la reunión. Cada campo vuelve con su nivel de confianza, y por debajo del 80% se marca en amarillo para que la analista sepa dónde mirar.

«Si yo le comparto un correo con un archivo adjunto y ese archivo adjunto es el root y la factura. El root, lo digo es para que valide que los campos, la ciudad, pues toda la reglamentación que tenga ese cliente para poderlo cargar bien.» Carlos David

Junto a la factura se adjunta el RUT y el agente lo lee como segundo documento. De ahí salen la ciudad —que decide el ICA territorial— y las responsabilidades tributarias, que deciden la tarifa de retefuente. Si no hay RUT, el agente lo dice y baja la confianza de esos campos en vez de suponer.

«¿Cómo hacemos que no más cogiendo esa factura y extrayendo la información sea capaz de contabilizarla en nuestro RP en las cuentas contables que son?» Carlos David

El asiento se arma completo contra el plan único de cuentas: gasto o inventario según el concepto, IVA descontable, cada retención en su cuenta (236540 compras, 236525 honorarios, 236530 servicios, 236515 arrendamientos, 236805 ICA) y el neto a proveedores. La partida doble se verifica al peso antes de ofrecer el botón de causar: si no cuadra, no se envía.

«Si ese servicio se prestó o el tercero está en la ciudad de Cali y nosotros somos autorretenedores en Cali, sea capaz y decir: venga, ojo que este cliente que está en Cali cumple ciertos requisitos de IVA o de retenciones que la empresa está obligada a pagar allá.» Carlos David

El motor tiene una tabla de tarifas de ICA por municipio y por actividad (comercio, servicios, industria) y la lista de municipios donde Ruby Rose tiene establecimiento. La factura de Cali del demo levanta el aviso sola y aplica la tarifa por mil sobre la base.

Una precisión que hay que zanjar con ustedes: en la sesión se dijo «autorretenedores en Cali». Sobre facturas de proveedores lo que aplica es retención de ICA, no autorretención — la autorretención opera sobre los ingresos propios. El demo está construido como agente retenedor. Es la primera cosa que confirmamos con el contador.

«Puede ser un cliente o un proveedor nuevo o puede ser uno que ya exista y que como ya existe entonces ya existe parametrizado, depende el monto va a esta regulación que depende en mil condiciones.» Carlos David

Cuando el tercero no existe, la causación lo advierte y muestra con qué datos del RUT quedaría creado (razón social, NIT, ciudad, naturaleza jurídica), marcándolo para verificación del contador antes del cierre. La cuenta de cobro de persona natural del demo es exactamente ese caso.

«Esa factura va relacionada y va ligada a un doliente, porque ese doliente es el responsable de ese gasto. En nuestra área de la empresa existen seis áreas y cada área tiene un presupuesto para cada uno de sus rubros.» Carlos David

Las seis áreas están cargadas con su doliente. Toda causación sale con centro de costo asignado y responsable con nombre propio, y el tablero muestra la ejecución del mes por área para poder mirarla contra presupuesto.

«Una factura puede ir causada una parte para un centro de costos o para varios. Que ese doliente me diga: venga, si usted no es capaz de decirme que el 50% va para acá y el 30% va para acá… puede haber una aprobación ahí donde el doliente le va a decir el 100% es este centro de costos o el 80 y 20.» Carlos David

La factura de pauta del demo llega repartida 70% Mercadeo / 30% Comercial, con el motivo tomado del desglose del documento. El asiento sale con una línea de débito por centro de costo, y el último renglón absorbe el residuo del redondeo para que la partida doble cuadre al peso.

El reparto se edita en pantalla: se agregan centros, se cambian los porcentajes y el sistema exige que sumen 100%. Y hasta que el doliente no aprueba, el botón de causar está bloqueado y dice por qué.

«Ya esta niña no tiene que entrar factura por factura, revisar, sino que va a entrar y va a descargar en un layout, en una pantalla, y le va a decir: vea, nuestra IA realizó 900 causaciones este mes y de estas causaciones son tantas por área. Y si quiero entrar uno a uno a ver la contabilización que tuvo cada uno.» Carlos David

El tablero abre con el titular —917 causaciones en el mes— y el desglose por área con su doliente. De ahí se entra: clic en un área abre sus documentos, y clic en un documento rearma su asiento con el mismo motor y muestra la verificación del IVA de ese papel.

El 98% que aparece como «sin intervención humana» no es un porcentaje inventado: son 22 documentos marcados, cada uno con su motivo señalable — tercero nuevo, IVA descuadrado o acuse sin confirmar.

«Eso me alimentó un balance de pruebas donde yo voy a mirar que las causaciones que se hicieron por facturas por un IVA del 10%, el IVA sí corresponde al 10% de todas esas facturas… lo que hace hoy un contador es revisar que todas esas causaciones que tengan IVA poder separarlas para poderlas hacer deducibles cuando estemos pagando impuestos.» Carlos David

Esta es la petición que más nos importó acertar, porque el objeto de un balance de prueba es poder fallar. El demo guarda, por cada documento, el IVA que trae el papel aparte del que resulta de aplicar la tarifa a la base, y los compara con una tolerancia de redondeo de dos pesos.

En el mes de demostración encuentra 7 documentos con IVA que no corresponde, por $2.758.740 — IVA que no sería deducible al declarar. Cada uno aparece con proveedor, diferencia y motivo probable, y se abre hasta el asiento. En la bandeja pasa lo mismo en vivo: la factura de transporte trae el IVA liquidado sobre una base equivocada y el sistema no la deja causar.

«Mañana con este nuevo gobierno de pronto su presidente dice: ya el IVA no es del 19 sino del 21. No podemos estar amarrados a que la parametrización sea sobre el 19. Venga contador, necesito que me cree una cuenta 2408 porque ya no va a ser la del 19 sino la del 21 a partir de tal fecha, y que la reconozca depende la factura que se vaya a la cuenta que es.» Carlos David

Las cuentas de IVA viven en una tabla con vigencia, y el motor elige por la fecha de emisión del documento, no por la fecha de hoy. El tablero la muestra tal cual: el 19% vigente hasta el 31-dic-2026, y una fila del 21% con la cuenta 240815 programada desde el 01-ene-2027.

Se puede comprobar en la reunión: en el corrector de una factura se cambia la fecha de emisión a 2027 y el asiento cambia de cuenta solo. Las facturas viejas siguen cayendo en la suya. Agregar una tarifa es agregar una fila, no tocar el código.

«Yo hice este documento perfecto. Lo anularon y no lo volvieron a hacer… Venga, por favor, Carlos David, ponga los motivos del por qué me lo anuló o con qué documento se reemplaza.» Carlos David

Pantalla propia en Alertas: qué documento, quién lo anuló, cuántos días lleva abierto y si tiene reemplazo. Los que no tienen motivo se pueden escalar a quien anuló con un clic. Los que ya se justificaron quedan cerrados con su documento de reemplazo a la vista.

«Cuando miramos los token recibidos nos van a salir algunas facturas. Empezar a mirar según la historia quién ha gastado en esos terceros puntuales, tratar de relacionarlos a un doliente puntual para que genere una alerta y le diga: tengo una factura sin identificar, por favor identifíquela. ¿Es suya? ¿No es suya?» Carlos David

Tres casos en el demo, con el razonamiento a la vista: una con 86% de confianza («7 compras al mismo NIT en 6 meses, todas de Mercadeo»), una con 74% donde el histórico se reparte y por eso pide confirmación, y una tercera de un tercero sin historial donde el agente admite que no tiene con qué inferir y escala a los seis dolientes. Preferimos que diga «no sé» antes que inventar un responsable.

«Lo guarda en un RP para luego ser procesado a un acuse ante la Dian… una analista que se encarga de revisar si se causó, si viajó a la Dian, si el acuse sí se hizo, si no se hizo.» Carlos David

Causado y acusado son dos cosas distintas en el demo. Cada documento lleva su estado de acuse, y Alertas lista los que quedaron sin confirmar con opción de reenviarlos. La conexión real con el servicio de la DIAN es del sprint 1; el estado y el seguimiento ya están modelados.

«¿Cómo puedo hacer yo que esa compra de importaciones también empiece a separarla por si la importación es aérea, si es terrestre, si es por un barco? ¿Qué facturas o qué gastos van asociados a esa importación? Si la estoy nacionalizando por unas partes, por otras partes… ya sea en dólares, sea en yenes.» Carlos David

Cada embarque es una referencia con su vía, su BL, su moneda y su TRM. Y funciona de verdad en el demo: la bandeja trae dos documentos del mismo contenedor — el commercial invoice en yuanes y la factura de agenciamiento aduanero — y al causar el segundo, el costo total del embarque sube en pantalla de $318.192.570 a $324.442.570. No es una vista de solo lectura: acumula.

«Usted causó mil facturas que me suman mil millones de pesos por pagar y se vencen 300 millones el 5, 400 millones el 10 y el resto el 25. Organice su flujo efectivo para que pueda cumplir con esas obligaciones en esos días.» Carlos David

Está calcado de su ejemplo, incluida la escala: ~900 documentos por el orden de mil millones, con las barras de los próximos siete días en rojo y el resto distribuido. Nada de esto se digita: sale de la fecha de vencimiento que trae cada causación. Cuando en el demo se causa una factura nueva, aparece en el calendario en su día.

«Adicional, también desde la misma causación tener una alerta y es: ya se pagó o no se pagó. Sí se pagó, ¿qué documento de egreso salió? ¿Por qué banco salió?» Carlos David

El calendario muestra estado (pendiente, programado, pagado) y banco por documento, y marca en rojo lo que vence dentro de siete días. Lo que falta: el número del documento de egreso, que vive en Ciesa y llega cuando exista el conector. Lo decimos en vez de poner un número de relleno.

«Empezar a hacer todas esas conversiones para que nosotros podamos consolidar todo eso… me sirvan inclusive para generar informes para Banrep, para la exógena cambiaria. Y al final todo depende de la causación del documento.» Carlos David

La materia prima ya se acumula: divisa de origen, TRM aplicada, valor en pesos y gastos por referencia de importación. Lo que no está es el archivo con el formato exacto que exige cada entidad — eso se define con su contador en el sprint, porque el formato manda y no se adivina.